Deze bijzondere voorwaarden zijn van toepassing  voor het gebruik van Trefzeker een product van Acerta Consult BV met zetel te Esplanade 1 / 65, 1020 Brussel. Naast de algemene bepalingen van Acerta Consult (Hierna Acerta) zijn de hierna opgenomen voorwaarden integraal van toepassing bij het gebruik van Trefzeker, ongeacht de hoedanigheid van de Gebruiker (Dit kan een werkgever zijn, een zelfstandige, een medewerker van de werkgever,..). De Werkgever Gebruiker (hierna “Hoofdgebruiker”) stelt het product ter beschikking aan zijn medewerkers. Onder medewerkers moet begrepen worden de werknemers, verbonden met een arbeidsovereenkomst evenals de zelfstandigen, al dan niet advocaten, met wie hij samenwerkt in een geschreven of mondelinge samenwerkingsovereenkomst op een structurele manier. Zowel de werkgever als de medewerkers dienen de volgende  voorwaarden na te leven.

In geval van tegenstrijdigheid tussen de bepalingen, primeert de overeenkomst (het contract) op de bijzondere bepalingen, en de bijzondere bepalingen primeren op de algemene bepalingen van Consult.

De Gebruiker verklaart uitdrukkelijk kennis genomen te hebben van alle bepalingen van deze overeenkomst en van de algemene voorwaarden en deze te aanvaarden. Zij is zich ervan bewust en aanvaardt dat Acerta Consult op elke manier de naleving door de Gebruiker van deze  algemene voorwaarden, waaronder begrepen de naleving van de intellectuele eigendomsrechten, kan controleren. Bij niet-naleving ervan is Acerta ertoe gemachtigd het abonnement of contract onmiddellijk te beëindigen en kan zij vergoeding eisen van de schade die het gevolg is van deze niet-naleving. Als schade wordt onder meer aanzien de commerciële schade die zij lijdt ingevolge het feit dat derden, zonder geabonneerd te zijn op Trefzeker, toegang krijgen tot de informatie die hierin is opgeslagen.

Voorwerp van de bijzondere voorwaarden

Trefzeker is een online databank van Acerta dat hiervan de volledige intellectuele eigendomsrechten bezit. Trefzeker bestaat uit verschillende modules, waarop apart of samen een abonnement kan genomen worden (Hierna “Trefzeker”).

Acerta Consult verleent aan de Gebruiker een niet-overdraagbaar en niet-exclusief gelimiteerde gebruiksrecht op de softwareprogramma’s en databestanden die voorwerp zijn van dit abonnement.

Intellectuele  eigendomsrechten

Deze bepalingen brengen in geen enkele zin een overdracht van eigendomsrechten mee. De software (Trefzeker), ontwikkeld door Acerta, en de databestanden zijn en blijven de te allen tijde de uitdrukkelijke eigendom van Acerta. De Gebruiker weet en gaat ermee akkoord dat hij door dit abonnement geen enkel recht op de broncode van de software, noch enig auteursrecht of ander eigendomsrecht verkrijgt. De software, in zover geleverd in het kader van dit abonnement, mag slechts door één abonnee gebruikt worden.

Door ondertekenen van de offerte voor Trefzeker of het verwerven van een abonnement op Trefzeker verwerft de Gebruiker m.a.w. enkel een, in de tijd beperkt, recht om Trefzeker onder voorgenoemde en volgende voorwaarden te gebruiken. Trefzeker zal gebruikt worden door een door de Hoofdgebruiker doorgegeven beperkt aantal gebruikers. De toegangen mogen niet aan derden worden doorgegeven zonder toestemming van Acerta. 

De Gebruiker verbindt zich er dan ook toe de Trefzeker niet over te dragen of aan een derde af te staan of te verkopen of door die derde te laten gebruiken, in pand te geven of op om het even welke manier te bezwaren, behoudens uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van Acerta. De Gebruiker zal zich ervan onthouden om de informatie, ter beschikking gesteld via Trefzeker, te gebruiken in publicaties, behoudens voorafgaande aanvraag en schriftelijke goedkeuring door Acerta.  

Het is de Gebruiker ook niet toegestaan kopieën van Trefzeker , de gegevens of het documentatiemateriaal  te maken, noch een sublicentie te geven aan derden. Dit geldt niet voor beperkte kopieën (maximum 10 lijnen) mits uitdrukkelijke en volledige bronvermelding. 

Het is de Gebruiker in alle gevallen, ook voor minder dan 10 lijnen, verboden om de informatie, opgenomen in Trefzeker, te gebruiken in ChatGPT of gelijkaardige AI-tools

Het is hem evenmin toegestaan Trefzeker te wijzigen, te vertalen, te ontleden, te demonteren of geheel of gedeeltelijk te verwerken (inclusief scraping) in enig product van de Gebruiker of van een derde, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Acerta.

Indien Acerta alsnog toestemming zou verlenen aan Gebruiker, is de verkrijger eveneens gebonden aan de bepalingen van deze Overeenkomst.

De Gebruiker verbindt er zich toe de software en de informatie, opgenomen in Trefzeker niet te verdelen, te verhuren of het gebruiksrecht ervan verder te verdelen en die niet te gebruiken in een netwerk, in timesharing, in multi-CPU of multigebruikersconfiguratie, tenzij de overeenkomstige vergoedingen hiervoor betaald zijn.

Verplichtingen van de Gebruiker 

De Gebruiker verbindt zich er dan ook toe  (i) de Trefzeker niet aan te passen; (ii) Trefzeker niet zodanig te gebruiken dat de netwerken en/of beveiligingssystemen van Acerta verstoord worden; (iii) geen gebruik te maken van Trefzeker voor frauduleuze of illegale doeleinden, noch voor enig doel dat schadelijk kan zijn voor Acerta ; (v) Trefzeker niet te gebruiken in een applicatie, product of dienst die concurreert met enige applicatie, product of dienst die door Acerta wordt aangeboden.

De Gebruiker zal geen handelingen verrichten met de bedoeling om virussen, wormen, defecten, Trojaanse paarden, malware of andere items van destructieve aard in Trefzeker  te introduceren.

De Gebruiker mag geen toegang verlenen aan andere gebruikers, die niet werden doorgegeven aan Acerta en die geen vertrouwelijkheidscontract hebben ondertekend tenzij anders overeengekomen.

De Gebruiker al ervoor zorgen dat de gebruikers alle toepasselijke regelgevingen omtrent het gebruik van de Software naleven zoals en niet beperkt tot de privacyregelgeving, sociale regelgeving… 
 
Het is de Gebruiker geenszins toegelaten de identiteit te maskeren bij het gebruik van Trefzeker. 

De Gebruiker garandeert dat de gebruikers, die zij aangesteld heeft, de instructies en informatie van Acerta strikt zullen volgen.

De Gebruiker dient zich bovendien steeds te houden aan de vereisten inzake browserversie die door Acerta worden gesteld.  Op eenvoudig verzoek worden deze vereisten door Acerta aan de Gebruiker bezorgd.

De Gebruiker is tevens verantwoordelijk voor de nodige maatregelen ter bescherming van het vertrouwelijk karakter van de gegevens (vb. paswoord, loginID). De toegang tot Trefzeker is strikt persoonlijk en mag niet gedeeld worden met derden. Toegangsgegevens (zoals bijvoorbeeld wachtwoord) en documentatie mag niet gedeeld worden met derde partijen.

De Gebruiker zal alle redelijke en mogelijke maatregelen nemen om Trefzeker op een veilige manier te bewaren en te beschermen tegen diefstal, openbaarmaking, plagiaat en kopiëren. In dit kader is het hem uitdrukkelijk verboden de aan hem toegekende inlog-identiteit en/of het paswoord aan derden mee te delen of door derden te laten gebruiken. Indien hij er kennis van heeft of vermoedt dat derden over zijn log-in identiteit en/of paswoord beschikken, zal hij dit onmiddellijk meedelen aan Acerta. Op dat ogenblik zal hem een nieuwe log-in identiteit en/of paswoord worden overhandigd en zal de toegang met de vorige onmogelijk worden gemaakt.

De Gebruiker gaat er uitdrukkelijk mee akkoord dat ook na de beëindiging van dit abonnement deze verplichtingen behouden blijven.

De medewerkers hebben een onbeperkt gebruiksrecht op de applicatie tijdens en in het kader van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en/of structurele samenwerkingsovereenkomst binnen de toegestane gebruiksrechten. 

De Hoofdgebruiker zal haar medewerkers informeren omtrent het feit dat zij Trefzeker slechts binnen het kader van de uitvoering van de overeenkomst, die zij hebben met de Hoofdgebruiker, mogen gebruiken en dat het hen verboden is aan derden toegang te verlenen tot Trefzeker. 

Indien Acerta vaststelt dat de Hoofdgebruiker, de Gebruiker of één van haar medewerkers bovenstaande bepalingen niet naleeft, is Acerta Consult van rechtswege en zonder dat enige voorafgaande ingebrekestelling vereist is of zonder dat zij enige schade als gevolg hiervan moet bewijzen gerechtigd op een forfaitaire vergoeding van de geleden schade. Deze vergoeding is gelijk aan de abonnementsprijs voor 1 user die toegang heeft tot de volledige Trefzeker applicatie (deze prijs wordt vastgesteld op basis van de prijzen voor alle Trefzeker-modules, zoals deze door Acerta worden gepubliceerd in Trefzeker) vermenigvuldigd met het aantal derden die wederrechtelijk toegang hebben gekregen tot de applicatie. Deze schadevergoeding is verschuldigd door de Gebruiker of indien van toepassing de Hoofdgebruiker.

Het usermanagement wordt toevertrouwd aan één, door de Hoofgebruiker aan te duiden, persoon. Deze persoon zal de nodige actie ondernemen opdat de medewerkers die toegang hebben tot Trefzeker een unieke identificatie hanteren.  

Prijs

De prijs van de verschillende modules van het abonnement wordt jaarlijks op 1 januari aangepast, rekening houdend met de evolutie van de index en van de productiekosten, met een maximale prijsstijging van 8 % per jaar.

De actuele prijs kan geraadpleegd worden op trefzeker.be of wordt op eenvoudig verzoek aan de klant meegedeeld.

De indexering wordt jaarlijks toegepast vanaf de aanvang  van een nieuwe abonnementsperiode van 12 maanden.

De inhoud van Trefzeker wordt dagelijks aangepast. De leveringen van updates van gegevens en bijwerkingen, uitbreidingen en andere wijzigingen aan het programma en databestanden, waarvan Acerta oordeelt dat zij logische verbeteringen van het oorspronkelijk concept zijn, zijn vervat in de jaarlijkse abonnementsbijdrage.

Opzeg abonnement

Elk gebruiksrecht heeft een duur van 12 maanden (hierna: “Abonnementsjaar). Het abonnementsjaar wordt geacht in te gaan op de dag van de ondertekening van de bestelbon. Dit abonnement wordt stilzwijgend en automatisch verlengd voor opeenvolgende periodes van telkens één (1) jaar, behoudens schriftelijke opzegging door één van de partijen, betekend ten minste twee (2) maanden vóór het einde van de lopende contractperiode.

Het abonnement is opzegbaar tegen het einde van het abonnementsjaar, mits naleving van een opzeggingstermijn, die minstens 2 maanden voor het einde van het abonnementsjaar aan Acerta moet worden betekend. 

De opzegging dient schriftelijk of per mail te gebeuren. 

Acerta kan op elk moment de overeenkomst opzeggen mits inachtname van een opzeggingstermijn van 2 maanden.

Het abonnement Trefzeker is niet gekoppeld aan een eventuele aansluiting bij Acerta Sociaal Secretariaat, behalve voor volgende modules: sectorale gids, lonen & vergoedingen en (gratis) modeldocumenten. Dit betekent dat het Trefzeker-abonnement niet automatisch stopgezet wordt wanneer de samenwerking met Acerta Sociaal Secretariaat een einde neemt, behalve voor de hierboven vermelde modules.

Aansprakelijkheid 

Bij niet naleving van de systeemvereisten, het niet correct functioneren van hardware of het verkeerd gebruik van Trefzeker, kan Acerta in geen enkel geval aansprakelijk gesteld worden. Acerta is in geen geval verantwoordelijk voor de correctheid van de data die wordt opgeladen door de Gebruikers. Trefzeker wordt as-is aangeboden zonder een garantie te geven dat Trefzeker specifiek voor de Gebruiker zijn doeleinden kan gebruikt worden.

In geen enkel geval kan Acerta aansprakelijk gesteld worden voor indirecte schade zoals maar zonder enige beperking, winstderving, bedrijfsonderbreking, verlies van bedrijfsinformatie of ander geldelijk verlies welke ontstaan is door het gebruik van of enige verhindering tot gebruik van Trefzeker, ook indien Acerta op de hoogte gesteld werd van het risico van dergelijke schade.

Servicewerkzaamheden welke voortvloeien uit ongeoorloofd gebruik of van externe oorzaken zoals: bedieningsfouten, statische lading, fouten in communicatielijnen of spanningsvoorziening, fouten van apparatuur of andere software, ongeschiktheid van hardware of besturingssoftware, virussen, zonder evenwel hiertoe beperkt te zijn, zullen de Gebruiker in rekening worden gebracht volgens de geldende tarieven.

In geen geval kan Acerta aansprakelijk gesteld worden door derden in geval van verkeerdelijk gebruik van Trefzeker.

Indien er claims worden ingediend in het kader van het niet nakomen van de intellectuele rechten, behoudt Acerta zich het recht voor om Trefzeker dienaangaande aan te passen zodat zij niet langer in overtreding is

Acerta kan niet aansprakelijk gesteld worden voor welke schade ook veroorzaakt door de installatie, het gebruik of de werking van Trefzeker. 

Acerta kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de correctheid van de informatie die via Trefzeker beschikbaar wordt gesteld. Zij streeft echter na dat deze informatie overeenstemt met de vigerende reglementering en de heersende interpretatie ervan. Bij wijziging van de reglementering of haar interpretatie streeft Acerta ernaar, haar informatie snel en correct aan deze wijziging aan te passen.

Acerta waarborgt niet dat de software zal beantwoorden aan de eisen van de gebruiker, noch dat de werking van de software ononderbroken of foutloos zal geschieden. Bij programma- of datafouten worden de fouten gelokaliseerd en zo snel mogelijk hersteld.

De Gebruiker is verantwoordelijk voor het bewaren, het toezicht, het gebruik, het beheer en de controle op het gebruik van Trefzeker.

Monitoring

Acerta behoudt zich het recht voor om het gebruik te monitoren en indien zij opmerken dat het gebruik van de Gebruiker schade berokkent aan Trefzeker of aan haar eigen diensten zal zij de Gebruiker mogen auditen en eventueel de toegang direct afsluiten. Eventueel kan Acerta  throttling of elke gelijkwaardige manier gebruiken, zodat Acerta geen schade leidt ingevolge verkeerdelijk gebruik van Trefzeker en/of impropertioneel gebruik.

Geschillenregeling

De overeenkomst tussen de partijen wordt beheerst door het Belgisch recht. Alle betwistingen aangaande deze overeenkomst of eruit voortvloeiend; zullen voorgelegd worden aan de rechtbanken van Leuven.